Tổ chức sự kiện hằng năm là hoạt động không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Có rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện. Trong đó địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng nhất.

Để tìm được một địa điểm thích hợp thì tốt nhất quý khách nên đến và khảo sát thực tế. Nếu chỉ tìm hiểu thông tin trên mạng; quý khách rất khó nắm bắt hết về không gian, cách bài trí, các dịch vụ sự kiện ra sao. Một số địa điểm đã xuống cấp, dịch vụ không tốt hoặc không đáp ứng đầy đủ những gì doanh nghiệp cần. Đây là những lưu ý để quý khách có thể tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện nào đó.

Yếu tố về không gian

Vị trí địa lý

Địa điểm tổ chức cũng như bộ mặt của sự kiện; đồng thời là bộ mặt của doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp cần lưu ý về vị trí địa lý để cân nhắc về địa điểm tổ chức.

• Địa điểm tổ chức sự kiện phải là nơi không quá xa trung tâm thành phố.
• Gần bến xe buýt, sân bay…
• Có đường lớn, ngã tư dễ dàng bắt taxi.
• Gần các trung tâm thương mại lớn, thu hút nhiều người.
• Nằm trên những con đường lớn, dễ thấy, dễ tìm kiếm.
• Không nên chọn địa điểm quá nhiều hẻm nhỏ.
• Có bãi đổ xe rộng rãi .
• Ngoài ra cũng nên tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không. Để tránh tổ chức sự kiện sát những giờ cao điểm đấy.

Bố cục không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Trước khi tiến hành khảo sát địa điểm, quý khách cần hiểu rõ tính chất buổi lễ của mình như thế nào; để có thể so sánh, đối chiếu giữa địa điểm có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hay không. Ví dụ như một buổi hội thảo du học thì không thể tổ chức ở trung tâm hội nghị tiệc cưới.

Ngoài ra cần xem xét những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức, để xem có thể kết hợp với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không.

• Phong cách địa điểm, bố cục tổng thể.
• Màu sắc chủ đạo của địa điểm.
• Kiểm tra chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào có đúng với bản thiết kế, trang trí không.
• Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã định sẵn.
• Xem xét cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột che khuất tầm nhìn của khách tham dự không?

Mức độ an toàn

Để đảm bảo mọi tình huống xấu nhất sẽ xảy ra; doanh nghiệp cũng nên lường trước mức độ an toàn của địa điểm tổ chức như:

• Hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy.
• Công tác phòng cháy chữa cháy nên được thoả thuận giữa hai bên.
• Có lối thoát hiểm riêng khi có sự cố, cách sơ tán người khi có hoả hoạn.
• Có các bệnh viện, đồn công an gần đó hay không.

Yêu cầu về tiện nghi của địa điểm

Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình…
• Sân khấu, bàn ghế chắc chắn, không bị lung lay.
• Có các dụng cụ trang trí cơ bản như hoa để bàn, nơ ghế…
• Nguồn điện có công suất đủ lớn cho suốt buổi lễ, và có dự trù máy phát điện hay không
• Thiết bị dụng cụ, dịch vụ nào được cung cấp kèm miễn phí khi thuê địa điểm?
• Hệ thống máy chiếu, màn chiếu, giấy bút có đầy đủ không?
• Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng?